Cómo Hacer Que Tu Hoja de Cálculo sea Ultrarrápida

A veces, tenemos esos días

Llegamos a la oficina por la mañana, con café en la mano, pero estamos lentos. ¡Sentimos que el mundo se mueve 10 veces más lento!

Excel también tiene esos días lentos (demasiado a menudo si me preguntas), y cuando sucede, tu día puede descarrilarse. Sin embargo, hay cosas que puede hacer para ayudar a minimizar estos problemas de rendimiento, ¡y le mostraré cómo!

Datos fantasma

Lo primero que debe hacer para optimizar el rendimiento de su hoja es verificar si tiene datos dentro de las celdas que cree que están en blanco. Esta es la cuestión, a veces, mientras está ocupado puliendo en ese análisis súper importante, formatea inadvertidamente celdas que no pretendía (resaltando toda la fila, por ejemplo) o Excel lee datos en celdas que solían contener datos. Llamo a esto ‘datos fantasma»

Estos datos fantasma tienen la capacidad de aumentar el tamaño de su archivo a más grande de lo que debería ser. Usted debe deshacerse de estos datos por:

  • Encontrar la última fila de datos
  • Resalte la fila debajo de la última fila de datos
  • Presione CTRL + MAYÚS + Flecha
  • Presione CTRL + – (signo menos)
  • Encontrar la última columna de datos
  • marque la columna después de la última columna de datos
  • Presione CTRL + MAYÚS + RightArrow
  • Presione CTRL + – (signo menos)

Detener la conexión en cadena de Sus Fórmulas

todos sabemos lo que pasa cuando estás de pie domino azulejos en frente el uno del otro y la punta de la primera sobre. Una reacción en cadena margarita ocurre cuando, una tras otra, las otras fichas de dominó se caen.

Más fichas de dominó significan que la cadena de margarita tarda más en completarse.

Cuando encadena fórmulas de Excel juntas, puede tener el mismo efecto de progresión lenta en una hoja de cálculo de Excel. Fórmulas de encadenamiento en margarita es donde el resultado de una afecta el cálculo en otra celda, lo que afecta el cálculo de otra, y otra, y así sucesivamente. Cuantos más datos utilice, mayor será el impacto en su hoja de cálculo y más lento se volverá.

La próxima vez que configure su hoja de cálculo, tenga esto en cuenta. Si siente que es necesario encadenar sus fórmulas, considere usar una tabla dinámica para calcular los valores que necesita y use la función GETPIVOT para acceder a esos valores.

Evite el uso de funciones volátiles

La palabra «funciones volátiles» evoca imágenes mentales de iconos de reloj de arena que giran hacia el olvido.

Excel tiene dos tipos de funciones, y la mayoría pertenecen a la categoría no volátil. Estas funciones solo se recalculan cuando una célula que afecta, o es afectada por, esa función cambia. Eficiencia hasta el núcleo

Sin embargo, cuando utiliza una función volátil, como TODAY (), Excel recalculará y actualizará el resultado de esta función sin importar qué celdas modifique en su hoja. Como puede imaginar, esto podría causarle grandes problemas. Lo que es peor, muchas acciones activan Excel para actualizar el cálculo de estas funciones:

  • Borrar / insertar filas o columnas.
  • Filtrado / no filtrado.
  • Agregar, editar o eliminar un nombre definido.
  • Cambiar el nombre de una hoja de trabajo.
  • Cambiar la posición de una hoja de trabajo en relación con otras hojas de trabajo.
  • Ocultar o mostrar filas

No hay casi nada que pueda hacer para evitar esto (excepto desactivar los cálculos automáticos).

Entonces, ¿cuáles son los ejemplos de las funciones volátiles de Excel? Aquí hay una lista:

  • RAND ()
  • NOW ()
  • TODAY ()
  • OFFSET ()
  • CELL ()
  • INDIRECTO ()
  • INFO ()
  • RANDBETWEEN()

Si está trabajando con un conjunto relativamente pequeño de datos, entonces esto no es un problema tan grande. Si está trabajando con una hoja históricamente lenta y está utilizando una de las funciones de la lista anterior, considere usar funciones alternativas para hacer el trabajo.

Por ejemplo: en lugar de usar TODAY(), considere usar el acceso directo de Excel para ingresar una fecha y hora estáticas:

Ctrl + ;

Considere actualizar Excel a 64 Bits

Excel actualmente (versiones posteriores a 2010) viene en dos versiones diferentes; 32 Bits y 64 bits. Una de las principales diferencias entre los dos es que la versión de 64 bits es dos veces más capaz de procesar datos que la versión de 32 bits. Por lo general, esto significa que sus hojas de cálculo se cargarán y ejecutarán más rápido, especialmente si está acostumbrado a trabajar con archivos de datos grandes. Según mi experiencia, la versión de 32 bits de Excel generalmente comienza a experimentar problemas de rendimiento una vez que el tamaño de los archivos supera los 20 MB. La actualización puede proporcionar un gran aumento en el rendimiento.

Sin embargo, hay un problema

Me gustaría señalar que antes de realizar cualquier modificación en su sistema, primero debe averiguar si hacerlo es el movimiento correcto para usted. Debe considerar cuáles son sus configuraciones de hardware, su sistema operativo y si su máquina es capaz de ejecutar una aplicación de software de 64 bits (algunas no lo son). Todo esto parece más complicado de lo que es, pero quiero asegurarme de que entienda que si su sistema no puede manejar la actualización, podría terminar haciendo más daño de lo que pensaba.

¿Cómo sabe qué versión de Excel está ejecutando?

  1. Abra Excel
  2. Elija Archivo en la esquina superior izquierda y, a continuación, seleccione Cuenta o Ayuda en la lista de la izquierda.
  3. Haga clic en Acerca de Excel
  4. Aquí, debería poder ver qué versión de Excel está ejecutando.

Si está ejecutando la versión de 32 bits y está interesado en actualizarla, asegúrese de investigar. Comenzaría por revisar este artículo, que analiza completamente las ventajas y los inconvenientes de la actualización.

Intente evitar fórmulas de matriz

Las fórmulas de matriz pueden ser extremadamente poderosas, pero usarlas en exceso tiene sus inconvenientes. Excel tiene dificultades para calcular fórmulas de matrices grandes, o demasiadas fórmulas de matrices a la vez.

En pocas palabras, las fórmulas de matriz pueden evaluar y aplicar una fórmula a cada celda individual en un rango y producir múltiples resultados. Dado que una fórmula de matriz a veces debe calcular la fórmula en cada celda individualmente, el uso de estas potentes funciones con demasiada frecuencia puede ralentizar su hoja.

Considere usar algunas columnas auxiliares o una hoja separada para replicar los pasos tomados con la fórmula de matriz mediante el uso de fórmulas estándar de Excel para obtener el mismo resultado. Si esto funciona dependerá de su caso único, por lo que necesitará aprovechar realmente su creatividad y habilidades para resolver problemas.

Usar tablas de Excel

¿Tiene grandes listas de datos en sus libros de trabajo? Conviértalos en tablas de Excel y observe cómo su hoja realiza los cálculos con mucha más facilidad. Convertir sus datos en una tabla hace que hacer referencia a esos datos en una fórmula sea mucho más fácil para usted y Excel (y mucho más intuitivo).

El mejor método para garantizar que su hoja esté completamente optimizada es configurarla correctamente desde el principio. Planificar cuidadosamente cómo se introducirán los datos en la hoja y cómo se generará un resultado es fundamental para asegurarse de que la hoja esté completamente optimizada para el rendimiento.

Así que, la próxima vez que estés sentado mirando esta pantalla…

Y tienes ganas de poner una bofetada en tu computadora, solo recuerda estas tácticas y deberías tener una hoja de cálculo de mejor rendimiento.

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