Sådan gør du dit regneark lyn hurtigt

nogle gange har vi de dage

vi kommer til kontoret om morgenen, kaffe i hånden, men vi er træg. Vi føler, at verden bevæger sig 10 gange langsommere!

udmærke sig har de træg dage også (for ofte, hvis du spørger mig), og når det sker din dag kan få afsporet. Der er dog ting, du kan gøre for at hjælpe med at minimere disse ydelsesproblemer, og jeg viser dig hvordan!

Phantom Data

den første ting, du skal gøre for at optimere dit arks ydeevne, er at kontrollere, om du har data i celler, som du synes er tomme. Her er sagen, nogle gange, mens du har travlt med at slibe væk ved den super vigtige analyse, formaterer du utilsigtet celler, som du ikke havde til hensigt (f.eks. Jeg kalder dette ‘phantom data”…

denne phantom data har evnen til at vokse størrelsen af din fil til større end den burde være. Du skal slippe af med disse data ved:

  • Find den sidste række af data
  • Fremhæv rækken under den sidste række af data
  • tryk på CTRL + Skift + pil ned
  • tryk på CTRL + – (minus)
  • Find den sidste kolonne af data
  • Fremhæv kolonnen efter den sidste kolonne af data
  • tryk på Ctrl + Skift + højre pil
  • tryk på Ctrl + – (minus)

Stop Daisy kæde dine formler

vi ved alle, hvad der sker, når du står domino fliser foran hinanden og tip den første over. En daisy-kædereaktion opstår, hvor den ene efter den anden de andre dominoer falder over.

flere dominoer betyder, at det tager længere tid for daisy-kæden at fuldføre.

når du sammenkæder formler, kan det have den samme langsomme progressionspåvirkning på et regneark. Daisy chaining formler er, hvor resultatet af en påvirker beregningen i en anden celle, hvilket påvirker beregningen af en anden og en anden osv. Jo flere data du arbejder med, jo større er virkningen på dit regneark, og jo LANGSOMMERE bliver det.

næste gang du opretter dit regneark, skal du huske dette. Hvis du har lyst til, at det er nødvendigt at kæde dine formler, kan du overveje at bruge en pivottabel til at beregne de værdier, du har brug for, og bruge GETPIVOT-funktionen til at få adgang til disse værdier.

undgå at bruge Flygtige funktioner

ordet “Flygtige funktioner” fremkalder mentale billeder af timeglasikoner, der spinder i glemsel.

har to typer funktioner, og de fleste falder ind under kategorien ikke-flygtige. Disse funktioner genberegnes kun, når en celle, der påvirker eller påvirkes af denne funktion, ændres. Effektivitet ned til kernen…

når du bruger en flygtig funktion, som i dag (), genberegnes og opdateres resultatet af denne funktion, uanset hvilke celler du ændrer i dit ark. Som du kan forestille dig, kan dette potentielt medføre store problemer for dig. Hvad værre er, mange handlinger udløser udmærke sig for at opdatere beregningen af disse funktioner:

  • sletning / indsættelse af rækker eller kolonner.
  • filtrering/ufiltrering.
  • tilføjelse, redigering eller sletning af et defineret navn.
  • omdøbning af et regneark.
  • ændring af placeringen af et regneark i forhold til andre regneark.
  • skjule eller fjerne rækker

der er næsten intet, du kan gøre for at undgå dette (undtagen at slukke for automatiske beregninger).

så hvad er eksempler på de flygtige funktioner? Her er en liste:

  • RAND ()
  • nu ()
  • i dag ()
  • forskydning()
  • celle ()
  • indirekte ()
  • INFO()
  • RANDMELLEM()

hvis du arbejder med et relativt lille sæt data, er dette ikke så stort et problem. Hvis du arbejder med et historisk langsomt ark, og du bruger en af funktionerne på listen ovenfor, kan du overveje at bruge alternative funktioner til at få arbejdet gjort.

for eksempel: i stedet for at bruge i dag () skal du overveje at bruge genvejen til indtastning af en statisk dato og klokkeslæt:

Ctrl + ;

overvej at opgradere til 64-Bit

i øjeblikket (post 2010-versioner) findes i to forskellige versioner; 32-Bit og 64-Bit. En af de største forskelle mellem de to er, at 64-Bit versionen er dobbelt så i stand til at behandle data som 32-Bit versionen. Dette betyder typisk, at dine regneark indlæses og kører hurtigere, især hvis du er vant til at arbejde med store datafiler. Fra min erfaring begynder 32-Bit-versionen normalt at opleve ydelsesproblemer, når filstørrelserne overstiger omkring 20 MB. Opgradering kan give et stort løft i ydeevnen.

der er dog en fangst…

jeg vil gerne påpege, at før du foretager ændringer i dit system, skal du først finde ud af, om det er det rigtige skridt for dig. Du skal overveje, hvad dine udstyrskonfigurationer er, dit operativsystem, og om din maskine endda er i stand til at køre et 64-Bit program (nogle er ikke). Alt dette virker mere kompliceret end det er, men jeg vil sikre mig, at du forstår, at hvis dit system ikke kan håndtere opgraderingen, kan du ende med at gøre mere skade, end du troede.

Hvordan ved du, hvilken version du kører?

  1. Vælg fil i øverste venstre hjørne, og vælg derefter enten konto eller hjælp på listen til venstre.
  2. Klik på om
  3. her kan du se, hvilken version af du kører.

hvis du kører 32-Bit versionen, og du er interesseret i at opgradere, skal du sørge for at gøre din forskning. Jeg vil starte med at tjekke denne artikel, som fuldt ud diskuterer fordele og ulemper ved opgradering.

prøv at undgå array formler

Array formler kan være ekstremt kraftfulde, men at bruge dem overdrevent har det ulemper. Det er svært at beregne store array-formler eller for mange array-formler på en gang.

i en nøddeskal kan arrayformler evaluere og anvende en formel på hver enkelt celle i et interval og producere flere resultater. Da en array-formel undertiden skal beregne formlen på hver celle individuelt, kan brug af disse kraftfulde funktioner for ofte bremse dit ark.

overvej at bruge et par hjælpekolonner eller et separat ark til at replikere de trin, der er taget med arrayformlen ved hjælp af standardformler for at opnå det samme resultat. Om dette fungerer afhænger af din unikke sag, så du bliver nødt til virkelig at udnytte din kreativitet og problemløsningskompetencer.

brug tabeller

har du store lister med data i dine projektmapper? Konverter dem til at udmærke tabeller og se dit ark udføre beregninger meget lettere. Konvertering af dine data til en tabel gør det meget lettere for dig at henvise til disse data i en formel og udmærke dig (og meget mere intuitivt).

den bedste metode til at sikre, at dit ark er optimeret fuldt ud, er at konfigurere det korrekt fra starten. Nøje planlægning af, hvordan dine data skal føres ind i arket, og hvordan det vil generere et resultat, er afgørende for at sikre, at dit ark er fuldt optimeret til ydeevne.

så næste gang du sidder der og stirrer på denne skærm…

og du har lyst til at lægge en smack-ned på din computer, bare husk disse taktikker, og du skal have et bedre regneark.

Share

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret.