Comment Rendre Votre Feuille De Calcul Rapide Comme l’Éclair

Parfois, nous avons ces jours

Nous arrivons au bureau le matin, café à la main, mais nous sommes lents. Nous avons l’impression que le monde bouge 10 fois plus lentement!

Excel a aussi ces jours lents (trop souvent si vous me le demandez), et quand cela arrive, votre journée peut dérailler. Cependant, il y a des choses que vous pouvez faire pour aider à minimiser ces problèmes de performances, et je vais vous montrer comment!

Données fantômes

La première chose que vous devez faire pour optimiser les performances de votre feuille est de vérifier si vous avez des données dans les cellules que vous pensez vides. Voici le problème, parfois, pendant que vous êtes occupé à rectifier cette analyse super importante, vous formatez par inadvertance des cellules que vous n’aviez pas l’intention de formater (mettre en évidence la ligne entière, par exemple) ou Excel lit les données dans des cellules qui contenaient des données. J’appelle cela des « données fantômes »

Ces données fantômes ont la capacité d’augmenter la taille de votre fichier à plus grande qu’elle ne devrait l’être. Vous devez vous débarrasser de ces données en:

  • Trouver la dernière ligne de données
  • Mettre en Surbrillance la ligne sous la dernière ligne de données
  • Appuyez sur CTRL + MAJ + Flèche descendante
  • Appuyez sur CTRL +– (moins)
  • Trouver la dernière colonne de données
  • Mettre en surbrillance la colonne après la dernière colonne de données
  • Appuyez sur CTRL + MAJ + Droite
  • Appuyez sur CTRL +– (moins)

Arrêtez de chaîner en série Vos Formules

Nous savons tous ce qui se passe lorsque vous placez des tuiles domino les unes devant les autres et que vous renversez la première. Une réaction en chaîne se produit lorsque, l’un après l’autre, les autres dominos tombent.

Plus de dominos signifient qu’il faut plus de temps pour que la guirlande se termine.

Lorsque vous enchaînez des formules Excel ensemble, cela peut avoir le même effet de progression lente sur une feuille de calcul Excel. Les formules de chaînage en série sont celles où le résultat de l’une affecte le calcul dans une autre cellule, ce qui affecte le calcul d’une autre, et d’une autre, et ainsi de suite. Plus vous utilisez de données, plus l’impact sur votre feuille de calcul est important et plus il devient lent.

La prochaine fois que vous configurerez votre feuille de calcul, gardez cela à l’esprit. Si vous pensez qu’il est nécessaire de chaîner vos formules, envisagez d’utiliser un tableau croisé dynamique pour calculer les valeurs dont vous avez besoin et utilisez la fonction GETPIVOT pour accéder à ces valeurs.

Évitez d’utiliser des fonctions volatiles

Le mot « fonctions volatiles » évoque des images mentales d’icônes de sablier qui tombent dans l’oubli.

Excel a deux types de fonctions, et la plupart relèvent de la catégorie non volatile. Ces fonctions ne sont recalculées que lorsqu’une cellule qui affecte ou est affectée par cette fonction change. Efficacité jusqu’au cœur…

Cependant, lorsque vous utilisez une fonction volatile, comme TODAY(), Excel recalculera et mettra à jour le résultat de cette fonction, quelles que soient les cellules que vous modifiez dans votre feuille. Comme vous pouvez l’imaginer, cela pourrait potentiellement vous causer d’énormes problèmes. Pire encore, de nombreuses actions déclenchent Excel pour mettre à jour le calcul de ces fonctions:

  • Suppression /insertion de lignes ou de colonnes.
  • Filtrage / non-filtrage.
  • Ajout, modification ou suppression d’un nom défini.
  • Renommer une feuille de calcul.
  • Modification de la position d’une feuille de calcul par rapport à d’autres feuilles de calcul.
  • Masquer ou afficher des lignes

Vous ne pouvez presque rien faire pour éviter cela (sauf désactiver les calculs automatiques).

Alors, quels sont les exemples des fonctions Excel volatiles? Voici une liste:

  • RAND()
  • MAINTENANT()
  • AUJOURD’HUI()
  • OFFSET()
  • CELLULE()
  • INDIRECT()
  • INFO()
  • RANDBETWEEN()

Si vous travaillez avec un ensemble de données relativement petit, ce n’est pas un problème aussi important. Si vous travaillez avec une feuille historiquement lente et que vous utilisez l’une des fonctions de la liste ci-dessus, envisagez d’utiliser d’autres fonctions pour effectuer le travail.

Par exemple: au lieu d’utiliser TODAY(), envisagez d’utiliser le raccourci Excel pour entrer une date et une heure statiques:

Ctrl+ ;

Envisagez de mettre à niveau Excel vers 64 bits

Excel actuellement (versions post 2010) existe en deux versions différentes; 32 Bits et 64 Bits. L’une des principales différences entre les deux est que la version 64 bits est deux fois plus capable de traiter des données que la version 32 Bits. Cela signifie généralement que vos feuilles de calcul se chargeront et s’exécuteront plus rapidement, surtout si vous avez l’habitude de travailler avec de gros fichiers de données. D’après mon expérience, la version 32 bits d’Excel commence généralement à rencontrer des problèmes de performances une fois que la taille des fichiers dépasse environ 20 Mo. La mise à niveau peut augmenter considérablement les performances.

Il y a cependant un problème though

Je tiens à souligner qu’avant d’apporter des modifications à votre système, vous devez d’abord déterminer si cela vous convient. Vous devez considérer quelles sont vos configurations matérielles, votre système d’exploitation et si votre machine est même capable d’exécuter une application logicielle 64 bits (certaines ne le sont pas). Tout cela semble plus compliqué qu’il ne l’est, mais je veux m’assurer que vous comprenez que si votre système ne peut pas gérer la mise à niveau, vous pourriez finir par faire plus de dégâts que vous ne le pensiez.

Comment savez-vous quelle version d’Excel vous utilisez?

  1. Ouvrez Excel
  2. Choisissez Fichier dans le coin supérieur gauche, puis sélectionnez Compte ou Aide dans la liste de gauche.
  3. Cliquez sur À propos d’Excel
  4. Ici, vous devriez pouvoir voir quelle version d’Excel vous utilisez.

Si vous utilisez la version 32 bits et que vous souhaitez mettre à niveau, assurez-vous de faire vos recherches. Je commencerais par consulter cet article, qui discute en détail des avantages et des inconvénients de la mise à niveau.

Essayez d’éviter les formules de tableau

Les formules de tableau peuvent être extrêmement puissantes, mais leur utilisation excessive présente ses inconvénients. Excel a du mal à calculer de grandes formules de tableau, ou trop de formules de tableau à la fois.

En un mot, les formules de tableau peuvent évaluer et appliquer une formule à chaque cellule individuelle dans une plage et produire plusieurs résultats. Étant donné qu’une formule de tableau doit parfois calculer la formule sur chaque cellule individuellement, l’utilisation trop souvent de ces fonctions puissantes peut ralentir votre feuille.

Envisagez d’utiliser quelques colonnes auxiliaires ou une feuille séparée pour répliquer les étapes effectuées avec la formule de tableau en utilisant des formules Excel standard pour obtenir le même résultat. Si cela fonctionne dépendra de votre cas unique, vous devrez donc vraiment tirer parti de votre créativité et de vos compétences en résolution de problèmes.

Utilisez des tableaux Excel

Avez-vous de grandes listes de données dans vos classeurs? Convertissez-les en tableaux Excel et regardez votre feuille effectuer des calculs beaucoup plus facilement. La conversion de vos données en table rend le référencement de ces données dans une formule beaucoup plus facile pour vous et Excel (et beaucoup plus intuitif).

La meilleure méthode pour vous assurer que votre feuille est entièrement optimisée est de la configurer correctement dès le début. Il est essentiel de planifier soigneusement la manière dont vos données seront introduites dans la feuille et comment elles généreront un résultat pour s’assurer que votre feuille est entièrement optimisée pour les performances.

Donc, la prochaine fois que vous êtes assis là à regarder cet écran…

Et vous avez envie de mettre une gifle sur votre ordinateur, rappelez-vous simplement ces tactiques et vous devriez avoir une feuille de calcul plus performante.

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