hogyan készítsd el a táblázatot villámgyorsan

néha vannak azok a napok

reggel eljutunk az irodába, kávé a kezében, de lassúak vagyunk. Úgy érezzük, hogy a világ 10-szer lassabban mozog!

az Excel-nek is vannak ilyen lassú napjai (ha engem kérdezel), és amikor ez megtörténik, a napod kisiklhat. Vannak azonban olyan dolgok, amelyekkel minimalizálhatja ezeket a teljesítményproblémákat, és megmutatom, hogyan!

Phantom Data

az első dolog, amit meg kell tennie a lap teljesítményének optimalizálásához, ellenőrizze, hogy vannak-e olyan adatok a cellákban, amelyekről úgy gondolja, hogy üresek. Itt van a dolog, néha, miközben elfoglalja a szuper fontos elemzést, véletlenül formázza azokat a cellákat, amelyeket nem szándékozott (például az egész sor kiemelése), vagy az Excel beolvassa az adatokat olyan cellákban, amelyek korábban adatokat tartalmaztak. Ezt “fantomadatnak” hívom …

ez a fantomadat képes a fájl méretét nagyobbra növelni, mint kellene. Meg kell szabadulnia ezektől az adatoktól:

  • keresse meg az utolsó adatsort
  • jelölje ki az utolsó adatsor alatti sort
  • nyomja meg a CTRL + SHIFT + DownArrow gombot
  • nyomja meg a CTRL + – (mínusz) gombot
  • keresse meg az utolsó adatoszlopot
  • jelölje ki az utolsó adatoszlop utáni oszlopot
  • nyomja meg a Ctrl + Shift + jobb nyíl
  • nyomja meg a Ctrl + – (mínusz)

hagyja abba a képletek Láncolását

mindannyian tudjuk, mi történik, ha dominó csempe áll egymás előtt, és felborítja az elsőt. Százszorszép-láncreakció lép fel, ahol egymás után a többi dominó leesik.

több dominó azt jelenti, hogy hosszabb ideig tart a százszorszép lánc teljes.

ha az Excel-képleteket együtt láncolja, akkor ugyanolyan lassú előrehaladási hatással lehet egy Excel-táblázatra. A százszorszép láncolási képletek az, ahol az egyik eredménye befolyásolja a számítást egy másik cellában, ami befolyásolja a másik kiszámítását, a másik pedig a másikat stb. Minél több adattal dolgozik, annál nagyobb hatással van a táblázatra, és annál lassabb lesz.

a táblázat következő beállításakor ezt tartsa szem előtt. Ha úgy érzi, hogy szükség van a képletek láncolatára, fontolja meg egy kimutatástábla használatát a szükséges értékek kiszámításához, és használja a GETPIVOT függvényt az értékek eléréséhez.

kerülje az illékony funkciók használatát

az “illékony funkciók” szó felidézi a feledésbe forgó homokóra ikonok mentális képeit.

az Excel kétféle funkcióval rendelkezik, és a legtöbb a nem felejtő kategóriába tartozik. Ezek a függvények csak akkor kerülnek újraszámításra, ha megváltozik egy olyan cella, amely befolyásolja vagy befolyásolja ezt a függvényt. Hatékonyság egészen a magig …

ha azonban olyan illékony függvényt használ, mint a TODAY(), az Excel újraszámolja és frissíti ennek a függvénynek az eredményét, függetlenül attól, hogy mely cellákat módosítja a munkalapon. Ahogy el tudod képzelni, ez potenciálisan hatalmas problémákat okozhat az Ön számára. Ami még rosszabb, sok művelet arra készteti az Excel-t, hogy frissítse ezeknek a funkcióknak a kiszámítását:

  • sorok vagy oszlopok törlése/beszúrása.
  • szűrés/szűrés nélkül.
  • meghatározott név hozzáadása, szerkesztése vagy törlése.
  • munkalap átnevezése.
  • a munkalap helyzetének megváltoztatása más munkalapokhoz képest.
  • Sorok elrejtése vagy elrejtése

ennek elkerülése érdekében szinte semmit sem tehet (kivéve az automatikus számítások kikapcsolását).

tehát milyen példák vannak az illékony Excel függvényekre? Itt van egy lista:

  • RAND ()
  • most ()
  • ma ()
  • OFFSET ()
  • cella ()
  • közvetett ()
  • INFO ()
  • ()

ha viszonylag kis adathalmazzal dolgozik, akkor ez nem olyan nagy probléma. Ha történelmileg lassú munkalappal dolgozik, és a fenti lista egyik funkcióját használja, fontolja meg alternatív funkciók használatát a munka elvégzéséhez.

például: a TODAY () használata helyett fontolja meg az Excel parancsikon használatát statikus dátum és idő megadásához:

Ctrl + ;

fontolja meg az Excel frissítését 64 bites

az Excel jelenleg (2010 utáni verziók) két különböző változatban kapható; 32 bites és 64 bites. Az egyik fő különbség a kettő között az, hogy a 64 bites verzió kétszer annyira képes az adatok feldolgozására, mint a 32 bites verzió. Ez általában azt jelenti, hogy a táblázatok gyorsabban töltődnek be és futnak, különösen akkor, ha nagy adatfájlokkal dolgozik. Tapasztalataim szerint az Excel 32 bites verziója általában akkor kezd tapasztalni teljesítményproblémákat, ha a fájlméret meghaladja a 20 MB-ot. A frissítés hatalmas lendületet adhat a teljesítménynek.

van egy fogás, bár…

szeretném rámutatni, hogy mielőtt bármilyen módosítást, hogy a rendszer először kitalálni, ha ezzel a helyes lépés az Ön számára. Figyelembe kell vennie a hardverkonfigurációkat, az operációs rendszert, valamint azt, hogy a gép képes-e akár 64 bites szoftveralkalmazások futtatására is (néhány nem). Mindez bonyolultabbnak tűnik, mint amilyen, de szeretném megbizonyosodni arról, hogy megérti-e, hogy ha a rendszer nem tudja kezelni a frissítést, akkor több kárt okozhat, mint gondolta.

Honnan tudja, hogy az Excel melyik verzióját futtatja?

  1. nyissa meg az Excel
  2. válassza a fájl lehetőséget a bal felső sarokban, majd válassza a fiók vagy a Súgó lehetőséget a bal oldali listából.
  3. kattintson az Excelről
  4. itt láthatja, hogy az Excel melyik verzióját futtatja.

ha a 32 bites verziót futtatja, és érdekli a frissítés, győződjön meg róla, hogy elvégzi a kutatást. Először megnézem ezt a cikket, amely teljes mértékben tárgyalja a frissítés előnyeit és hátrányait.

próbálja meg elkerülni a tömbképleteket

a tömbképletek rendkívül hatékonyak lehetnek, de túlzott használatuknak hátrányai vannak. Az Excel nehezen tudja kiszámítani a nagy tömbképleteket, vagy túl sok tömbképletet egyszerre.

dióhéjban a tömbképletek kiértékelhetnek és alkalmazhatnak egy képletet egy tartomány minden egyes cellájára, és több eredményt hozhatnak létre. Mivel egy tömbképletnek néha külön-külön kell kiszámítania az egyes cellák képletét, ezeknek az erőteljes funkcióknak a túl gyakori használata lelassíthatja a lapot.

fontolja meg néhány segédoszlop vagy egy külön lap használatát a tömbképlettel végzett lépések megismétléséhez szabványos Excel-képletek használatával, hogy ugyanazt az eredményt érje el. Az, hogy ez működik-e, az egyedi esetétől függ, ezért valóban ki kell használnia kreativitását és problémamegoldó készségeit.

Excel táblázatok használata

nagy adatlisták vannak a munkafüzetekben? Konvertálja őket Excel táblázatokba, és nézze meg, hogy a munkalap sokkal könnyebben elvégzi a számításokat. Az adatok táblázattá konvertálása megkönnyíti az adatok hivatkozását egy képletben az Ön és az Excel számára (és sokkal intuitívabb).

a lap teljes optimalizálásának biztosítására a legjobb módszer az, ha a kezdetektől megfelelően beállítja. Gondosan megtervezni, hogy az adatok hogyan kerülnek a lapba, és hogyan fognak eredményt generálni, kulcsfontosságú annak biztosítása érdekében, hogy a lap teljes mértékben optimalizált legyen a teljesítményre.

tehát legközelebb, amikor ott ülsz és bámulod ezt a képernyőt…

és úgy érzi, hogy egy smack-down-ot helyez a számítógépére, csak emlékezzen ezekre a taktikákra, és jobban teljesítő táblázattal kell rendelkeznie.

Share

Vélemény, hozzászólás?

Az e-mail-címet nem tesszük közzé.