Come rendere il vostro foglio di calcolo Lightning Fast

A volte, abbiamo quei giorni

Arriviamo in ufficio al mattino, caffè in mano, ma siamo pigri. Ci sentiamo come se il mondo si muovesse 10 volte più lentamente!

Excel ha anche quei giorni lenti (troppo spesso se me lo chiedi), e quando succede la tua giornata può essere deragliata. Tuttavia, ci sono cose che puoi fare per ridurre al minimo questi problemi di prestazioni, e ti mostrerò come!

Phantom Data

La prima cosa che devi fare per ottimizzare le prestazioni del tuo foglio è verificare se hai dati all’interno di celle che ritieni vuote. Ecco la cosa, a volte mentre sei impegnato a macinare via quell’analisi super importante inavvertitamente formattare le celle che non intendevi (evidenziando l’intera riga, ad esempio) o Excel legge i dati nelle celle che contenevano i dati. Chiamo questo ‘dati fantasma”

Questo dato fantasma ha la capacità di aumentare le dimensioni del file a più grande di quanto dovrebbe essere. È necessario sbarazzarsi di questi dati da:

  • Trovare l’ultima riga di dati
  • Evidenziare la riga sotto l’ultima riga di dati
  • Premere CTRL + MAIUSC + freccia giù
  • Premere CTRL + – (meno)
  • Trovare l’ultima colonna di dati
  • Evidenziare la colonna dopo l’ultima colonna di dati
  • Premere CTRL + MAIUSC + freccia destra
  • Premere CTRL + – (meno)

Interrompere la Concatenazione Formule

sappiamo tutti cosa succede quando ti trovi domino piastrelle uno di fronte l’altro e punta il primo su. Una reazione a catena si verifica quando, uno dopo l’altro, gli altri domino cadono.

Più domino significa che ci vuole più tempo per la catena daisy per completare.

Quando si collegano le formule di Excel insieme, può avere lo stesso effetto di progressione lenta su un foglio di calcolo Excel. Formule di collegamento a margherita è dove il risultato di uno influenza il calcolo in un’altra cella, che influenza il calcolo di un altro, e un altro, e così via. Più dati stai lavorando, maggiore è l’impatto sul foglio di calcolo e più lento diventa.

La prossima volta che si sta impostando il foglio di calcolo tenere questo in mente. Se ritieni che sia necessario collegare le formule, considera l’utilizzo di una tabella pivot per calcolare i valori necessari e utilizzare la funzione GETPIVOT per accedere a tali valori.

Evita di usare funzioni volatili

La parola “funzioni volatili” evoca immagini mentali di icone a clessidra che girano nell’oblio.

Excel ha due tipi di funzioni e la maggior parte rientra nella categoria non volatile. Queste funzioni vengono ricalcolate solo quando una cella che influisce o è influenzata da tale funzione cambia. Efficienza fino al nucleo

Tuttavia, quando si utilizza una funzione volatile, come TODAY(), Excel ricalcola e aggiorna il risultato di questa funzione indipendentemente dalle celle modificate nel foglio. Come si può immaginare, questo potrebbe potenzialmente causare un enorme problemi per voi. Quel che è peggio, molte azioni attivano Excel per aggiornare il calcolo di queste funzioni:

  • Eliminazione / inserimento di righe o colonne.
  • Filtraggio/non filtraggio.
  • Aggiunta, modifica o eliminazione di un nome definito.
  • Rinominare un foglio di lavoro.
  • Modifica della posizione di un foglio di lavoro in relazione ad altri fogli di lavoro.
  • Nascondere o mostrare le righe

Non c’è quasi nulla che tu possa fare per evitarlo (tranne disattivare i calcoli automatici).

Quindi, quali sono esempi delle funzioni volatili di Excel? Ecco una lista:

  • RAND()
  • NOW()
  • TODAY ()
  • OFFSET ()
  • CELL ()
  • INDIRECT()
  • INFO ()
  • RANDBETWEEN()

Se stai lavorando con un set di dati relativamente piccolo, questo non è un problema così grande. Se stai lavorando con un foglio storicamente lento e stai utilizzando una delle funzioni nell’elenco sopra, considera l’utilizzo di funzioni alternative per completare il lavoro.

Ad esempio: invece di utilizzare TODAY(), considerare l’utilizzo del collegamento Excel per immettere una data e un’ora statiche:

Ctrl + ;

Considerare l’aggiornamento di Excel a 64-Bit

Excel attualmente (versioni post 2010) è disponibile in due versioni diverse; 32-Bit e 64-Bit. Una delle principali differenze tra i due è che la versione a 64 bit è due volte più capace di elaborare i dati rispetto alla versione a 32 bit. In genere, ciò significa che i fogli di calcolo verranno caricati ed eseguiti più velocemente, specialmente se sei abituato a lavorare con file di dati di grandi dimensioni. Dalla mia esperienza, la versione a 32 bit di Excel di solito inizia a riscontrare problemi di prestazioni una volta che le dimensioni dei file superano circa 20 MB. L’aggiornamento può fornire un enorme aumento delle prestazioni.

C’è un problema però

Vorrei sottolineare che prima di apportare modifiche al tuo sistema dovresti prima capire se farlo è la mossa giusta per te. È necessario considerare quali sono le configurazioni hardware, il sistema operativo e se la macchina è in grado di eseguire un’applicazione software a 64 bit (alcune non lo sono). Tutto questo sembra più complicato di quanto non sia, ma voglio essere sicuro di capire che se il tuo sistema non è in grado di gestire l’aggiornamento potresti finire per fare più danni di quanto pensassi.

Come fai a sapere quale versione di Excel stai eseguendo?

  1. Apri Excel
  2. Scegli File nell’angolo in alto a sinistra, quindi seleziona Account o Aiuto dall’elenco a sinistra.
  3. Clicca su Informazioni su Excel
  4. Qui, dovresti essere in grado di vedere quale versione di Excel stai eseguendo.

Se stai eseguendo la versione a 32 bit e sei interessato all’aggiornamento, assicurati di fare la tua ricerca. Vorrei iniziare controllando questo articolo, che discute pienamente i vantaggi e gli svantaggi di aggiornamento.

Prova a evitare le formule di array

Le formule di array possono essere estremamente potenti, ma usarle eccessivamente ha i suoi svantaggi. Excel ha difficoltà a calcolare formule di array di grandi dimensioni o troppe formule di array contemporaneamente.

In poche parole, le formule di array possono valutare e applicare una formula a ogni singola cella in un intervallo e produrre risultati multipli. Poiché una formula di matrice a volte deve calcolare la formula su ogni cella individualmente, l’utilizzo di queste potenti funzioni troppo spesso può rallentare il foglio.

Considerare l’utilizzo di alcune colonne helper o di un foglio separato per replicare i passaggi eseguiti con la formula array utilizzando le formule standard di Excel per ottenere lo stesso risultato. Se questo funziona dipenderà dal tuo caso unico, quindi dovrai davvero sfruttare la tua creatività e le tue capacità di problem solving.

Utilizzare le tabelle Excel

Avere grandi elenchi di dati nelle cartelle di lavoro? Convertili in tabelle Excel e guarda il tuo foglio eseguire calcoli molto più facilmente. La conversione dei dati in una tabella rende il riferimento a tali dati in una formula molto più semplice per te ed Excel (e molto più intuitivo).

Il metodo migliore per garantire che il tuo foglio sia ottimizzato completamente è configurarlo correttamente dall’inizio. Pianificare attentamente come i dati verranno inseriti nel foglio e come genererà un risultato è fondamentale per assicurarsi che il foglio sia completamente ottimizzato per le prestazioni.

Quindi, la prossima volta che sei seduto lì a fissare questo schermo…

E avete voglia di posa uno smack-down sul computer, basta ricordare queste tattiche e si dovrebbe avere un foglio di calcolo più performante.

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