Hvordan Lage Regnearket Lynrask

Noen ganger har vi de dagene

vi kommer til kontoret om morgenen, kaffe i hånden, men vi er treg. Vi føler at verden beveger seg 10 ganger langsommere!

Excel har også de svake dagene (for ofte hvis du spør meg), og når det skjer, kan dagen din bli sporet. Det er imidlertid ting du kan gjøre for å minimere disse ytelsesproblemene, og jeg skal vise deg hvordan!

Phantom Data

Det Første du må gjøre for å optimalisere arkets ytelse, er å sjekke om du har data i celler som du tror er tomme. Her er tingen, noen ganger mens du er opptatt med å slipe bort på den super viktige analysen, formaterer du utilsiktet celler du ikke hadde tenkt å (markere hele raden, for eksempel) Eller Excel leser data i celler som pleide å inneholde data. Jeg kaller dette «phantom data» …

denne phantom data har evnen til å vokse størrelsen på filen til større enn den burde være. Du må bli kvitt disse dataene ved:

  • Finn den siste raden med data
  • Marker raden under den siste raden med data
  • TRYKK CTRL + SHIFT + DownArrow
  • TRYKK CTRL + – (minus)
  • Finn den siste kolonnen med data
  • Marker kolonnen etter den siste kolonnen med data
  • trykk ctrl + skift + rightarrow
  • trykk ctrl + – (minus)

Stopp Daisy Chaining Formlene

Vi vet alle hva som skjer når du står domino fliser foran hverandre og tips den første over. En daisy-chain reaksjon oppstår der, den ene etter den andre, faller de andre dominoene over.

flere dominoer betyr at det tar lengre tid for daisy chain å fullføre.

når Du seriekoble Excel-formler sammen kan det ha samme treg progresjon innvirkning På Et Excel-regneark. Daisy chaining formler er hvor resultatet av en påvirker beregningen i en annen celle, noe som påvirker beregningen av en annen, og en annen, og så videre. Jo flere data du arbeider med, jo større innvirkning er på regnearket og tregere blir det.

Husk Dette Neste gang du konfigurerer regnearket. Hvis du føler at det er nødvendig å seriekoble formlene, kan du vurdere å bruke en pivottabell til å beregne verdiene du trenger, og bruke GETPIVOT-funksjonen til å få tilgang til disse verdiene.

Unngå å bruke flyktige funksjoner

ordet «flyktige funksjoner» fremkaller mentale bilder av timeglassikoner som spinner inn i glemsel.

Excel har to typer funksjoner,og de fleste faller inn under kategorien ikke-flyktig. Disse funksjonene blir bare omberegnet når en celle som påvirker, eller påvirkes av, den funksjonen endres. Effektivitet ned til kjernen…

Men Når Du bruker en flyktig funksjon, SOM TODAY (), Vil Excel omberegne og oppdatere resultatet av denne funksjonen uansett hvilke celler du endrer i arket. Som du kan forestille deg, kan dette potensielt føre til store problemer for deg. Hva er verre, mange handlinger utløser Excel for å oppdatere beregningen av disse funksjonene:

  • Slette / sette inn rader eller kolonner.
  • Filtrering / ufiltrering.
  • Legge til, redigere eller slette et definert navn.
  • Gi nytt navn til et regneark.
  • Endre plasseringen av et regneark i forhold til andre regneark.
  • Skjul eller unhiding rader

det er nesten ingenting du kan gjøre for å unngå dette (unntatt å slå av automatiske beregninger).

så, hva er eksempler på de flyktige Excel-funksjonene? Her er en liste:

  • RAND()
  • NÅ()
  • I DAG()
  • OFFSET()
  • CELLE()
  • INDIREKTE ()
  • INFO ()
  • RANDMELLOM()

hvis du jobber med et relativt lite sett med data, er dette ikke så stort av et problem. Hvis du arbeider med et historisk sakte ark, og du bruker en av funksjonene i listen ovenfor, bør du vurdere å bruke alternative funksjoner for å få jobben gjort.

for eksempel: i stedet for Å bruke TODAY(), bør Du vurdere Å bruke Excel-snarveien for å angi en statisk dato og klokkeslett:

Ctrl + ;

vurder å oppgradere Excel Til 64-Biters

Excel for øyeblikket (etter 2010-versjoner) kommer i to forskjellige versjoner; 32-Biters og 64-Biters. En av de store forskjellene mellom de to er at 64-Biters versjonen er dobbelt så i stand til å behandle data som 32-Biters versjonen. Vanligvis betyr dette at regnearkene lastes inn og kjøres raskere, spesielt hvis du er vant til å jobbe med store datafiler. Fra min erfaring begynner 32-Biters versjonen Av Excel vanligvis å oppleve ytelsesproblemer når filstørrelsene overstiger OMTRENT 20 MB. Oppgradering kan gi et stort løft i ytelsen.

det er en fangst skjønt …

jeg vil gjerne påpeke at før du gjør noen endringer i systemet ditt, bør du først finne ut om det er riktig trekk for deg. Du må vurdere hva maskinvarekonfigurasjonene dine er, operativsystemet ditt, og om maskinen din er i stand til å kjøre et 64-Biters program (noen er ikke). Alt dette virker mer komplisert enn det er, men jeg vil sørge for at du forstår at hvis systemet ikke kan håndtere oppgraderingen, kan du ende opp med å gjøre mer skade enn du trodde.

hvordan vet du hvilken Versjon Av Excel du kjører?

  1. Åpne Excel
  2. Velg Fil øverst til venstre, og velg Deretter Konto eller Hjelp fra listen til venstre.
  3. Klikk På Om Excel
  4. Her skal du kunne se hvilken Versjon Av Excel du kjører.

hvis du kjører 32-Biters versjonen, og du er interessert i å oppgradere, må du gjøre din forskning. Jeg vil starte med å sjekke ut denne artikkelen, som fullt diskuterer fordeler og ulemper med å oppgradere.

Prøv å unngå matriseformler

Matriseformler kan være ekstremt kraftige,men å bruke dem for mye har sine ulemper. Excel har en tøff tid å beregne store matriseformler, eller for mange matriseformler samtidig.

i et nøtteskall kan matriseformler evaluere og bruke en formel på hver enkelt celle i et område og produsere flere resultater. Siden en matriseformel noen ganger må beregne formelen på hver celle individuelt, kan bruk av disse kraftige funksjonene for ofte redusere arket.

Vurder å bruke noen hjelpekolonner eller et eget ark for å gjenskape trinnene som er tatt med matriseformelen ved å bruke standard Excel-formler for å oppnå det samme resultatet. Om dette fungerer vil avhenge av din unike sak, så du må virkelig utnytte din kreativitet og problemløsning ferdigheter.

Bruke Excel-Tabeller

Har du store lister med data i arbeidsbøkene? Konvertere dem Til Excel-tabeller og se arket utføre beregninger mye lettere. Konvertering av data til en tabell gjør det mye enklere for Deg og Excel å referere til dataene i en formel (og mye mer intuitivt).

Den beste metoden for å sikre arket er optimalisert fullt er å sette den opp riktig fra begynnelsen. Nøye planlegging hvordan dataene skal mates inn i arket og hvordan det skal generere et resultat er avgjørende for å sørge for at arket er fullt optimalisert for ytelse.

så neste gang du sitter der og stirrer på denne skjermen…

og du føler for å legge en smack-ned på datamaskinen, bare husk disse taktikk, og du bør ha en bedre resultater regneark.

Share

Legg igjen en kommentar

Din e-postadresse vil ikke bli publisert.