Hoe maak je je Spreadsheet bliksemsnel

soms hebben we die dagen

we komen ‘ s ochtends op kantoor, koffie in de hand, maar we zijn traag. We hebben het gevoel dat de wereld 10 keer langzamer beweegt!

Excel heeft die trage dagen ook (te vaak als je het mij vraagt), en als het gebeurt kan je dag ontsporen. Er zijn echter dingen die je kunt doen om deze prestatieproblemen te minimaliseren, en Ik zal je laten zien hoe!

Phantom Data

het eerste wat u moet doen om de prestaties van uw blad te optimaliseren, is controleren of u gegevens in cellen hebt waarvan u denkt dat ze leeg zijn. Hier is het ding, soms terwijl u bezig bent weg te slijpen bij die super belangrijke analyse die u per ongeluk cellen formatteert u niet van plan om (met de nadruk op de hele rij, bijvoorbeeld) of Excel leest gegevens in cellen die gebruikt om gegevens te bevatten. Ik noem dit ‘phantom data’ …

deze phantom data heeft de mogelijkheid om de grootte van je bestand te vergroten tot groter dan het zou moeten zijn. U moet zich te ontdoen van deze gegevens door:

  • het Vinden van de laatste rij met gegevens
  • Markeer de rij onder de laatste rij met gegevens
  • Druk op CTRL + SHIFT + pijl omlaag
  • Druk op CTRL + – (min)
  • Vinden in de laatste kolom van de gegevens
  • Markeer de kolom na de laatste kolom met gegevens
  • Druk op CTRL + SHIFT + RightArrow
  • Druk op CTRL + – (minus)

Stop serieschakeling van Uw Formules

We weten allemaal wat er gebeurt als je staat domino tegels in de voorkant van een ander en de tip van de eerste over. Een daisy-chain reactie treedt op wanneer, de ene na de andere, de andere dominostenen omvallen.

meer Domino betekent dat het langer duurt voordat de daisy chain compleet is.

wanneer u Excel-formules samenvoegt, kan dit dezelfde langzame progressie hebben op een Excel-spreadsheet. Daisy chaining formules is waar het resultaat van de een de berekening in een andere cel beïnvloedt, die de berekening van een ander beïnvloedt, en een ander, enzovoort. Hoe meer gegevens u gebruikt, hoe groter de impact is op uw spreadsheet en hoe langzamer het wordt.

de volgende keer dat u uw spreadsheet instelt, houd dit in gedachten. Als u denkt dat het nodig is om uw formules te daisy chain, overweeg dan om een draaitabel te gebruiken om de waarden te berekenen die u nodig hebt en gebruik de GETPIVOT-functie om toegang te krijgen tot die waarden.

vermijd het gebruik van vluchtige functies

het woord “vluchtige functies” roept mentale beelden op van zandloperpictogrammen die in de vergetelheid ronddraaien.

Excel heeft twee soorten functies, en de meeste vallen onder de niet-vluchtige categorie. Deze functies worden pas opnieuw berekend als een cel die die functie beïnvloedt of erdoor wordt beïnvloed, verandert. Efficiëntie tot in de kern …

wanneer u echter een vluchtige functie gebruikt, zoals vandaag (), zal Excel het resultaat van deze functie herberekenen en bijwerken, ongeacht welke cellen u wijzigt in uw werkblad. Zoals u zich kunt voorstellen, dit kan mogelijk leiden tot een enorme problemen voor u. Wat erger is, veel acties activeren Excel om de berekening van deze functies bij te werken:

  • rijen of kolommen verwijderen/invoegen.
  • filteren/niet filteren.
  • een gedefinieerde naam toevoegen, bewerken of verwijderen.
  • een werkblad hernoemen.
  • de positie van een werkblad ten opzichte van andere werkbladen wijzigen.
  • rijen

verbergen of zichtbaar maken er is bijna niets wat u kunt doen om dit te voorkomen (behalve automatische berekeningen uitschakelen).

dus, wat zijn voorbeelden van de vluchtige Excel-functies? Hier is een lijst:

  • RAND ()
  • NOW()
  • TODAY()
  • OFFSET()
  • CELL ()
  • INDIRECT ()
  • INFO ()
  • RANDBETWEEN()

als u werkt met een relatief kleine set van gegevens dan is dit niet zo groot van een probleem. Als je werkt met een historisch traag blad en je gebruikt een van de functies in de bovenstaande lijst, overweeg dan om alternatieve functies te gebruiken om de klus te klaren.

bijvoorbeeld: in plaats van TODAY () te gebruiken, kunt u de Excel-sneltoets gebruiken voor het invoeren van een statische datum en tijd:

Ctrl + ;

overweeg om Excel te upgraden naar 64-Bit

Excel wordt momenteel (na 2010-versies) in twee verschillende versies geleverd; 32-Bit en 64-Bit. Een van de belangrijkste verschillen tussen de twee is dat de 64-bits versie is twee keer zo geschikt voor het verwerken van gegevens als de 32-bits versie. Dit betekent meestal dat uw spreadsheets sneller worden geladen en uitgevoerd, vooral als u gewend bent om met grote gegevensbestanden te werken. Uit mijn ervaring begint de 32-bits versie van Excel meestal prestatieproblemen te ervaren zodra de bestandsgrootte ongeveer 20 MB overschrijdt. Upgraden kan een enorme boost in prestaties.

er is echter één probleem …

Ik wil er graag op wijzen dat voordat u wijzigingen aan uw systeem aanbrengt, u eerst moet uitzoeken of dit de juiste zet voor u is. Je moet overwegen wat je hardware configuraties zijn, je besturingssysteem, en of je machine zelfs in staat is om een 64-Bit software applicatie te draaien (sommige niet). Dit lijkt allemaal ingewikkelder dan het is, maar Ik wil ervoor zorgen dat u begrijpt dat als uw systeem niet kan omgaan met de upgrade je zou kunnen eindigen doen meer schade dan je dacht.

Hoe weet u welke versie van Excel u draait?

  1. Open Excel
  2. kies Bestand in de linkerbovenhoek en selecteer vervolgens Account of Help in de lijst aan de linkerkant.
  3. klik op over Excel
  4. Hier kunt u zien welke versie van Excel u draait.

als u de 32-bits versie draait en u bent geïnteresseerd in het upgraden, zorg er dan voor dat u uw onderzoek doet. Ik zou beginnen met het controleren van dit artikel, dat volledig bespreekt de voor-en nadelen van upgraden.

probeer matrixformules te vermijden

matrixformules kunnen extreem krachtig zijn, maar het overdreven gebruik ervan heeft zijn nadelen. Excel heeft het moeilijk om grote matrixformules te berekenen, of te veel matrixformules tegelijk.

in een notendop kunnen matrixformules een formule evalueren en toepassen op elke afzonderlijke cel in een bereik en meerdere resultaten produceren. Omdat een matrixformule soms de formule op elke cel afzonderlijk moet berekenen, kan het gebruik van deze krachtige functies te vaak uw blad vertragen.

overweeg om een paar helperkolommen of een afzonderlijk blad te gebruiken om de stappen die zijn genomen met de matrixformule te repliceren met behulp van standaard Excel-formules om hetzelfde resultaat te verkrijgen. Of dit werkt zal afhangen van uw unieke case, dus je nodig hebt om echt gebruik te maken van uw creativiteit en probleemoplossende vaardigheden.

gebruik Excel-Tabellen

hebt u grote lijsten met gegevens in uw werkmappen? Converteer ze naar Excel-tabellen en kijk hoe uw blad berekeningen veel gemakkelijker uitvoert. Het omzetten van uw gegevens naar een tabel maakt het verwijzen naar die gegevens in een formule veel gemakkelijker voor u en Excel (en veel intuïtiever).

de beste methode om ervoor te zorgen dat uw blad volledig is geoptimaliseerd is om het goed vanaf het begin. Zorgvuldig plannen hoe uw gegevens worden ingevoerd in het blad en hoe het gaat om een resultaat te genereren is cruciaal om ervoor te zorgen dat uw blad is volledig geoptimaliseerd voor prestaties.

dus, de volgende keer dat je naar dit scherm zit te staren…

en je voelt als het leggen van een klap-down op uw computer, onthoud deze tactiek en je moet een beter presterende spreadsheet hebben.

Share

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.