jak zrobić arkusz kalkulacyjny błyskawicznie

czasami mamy te dni

docieramy rano do biura, z kawą w ręku, ale jesteśmy powolni. Czujemy, że świat porusza się 10 razy wolniej!

Excel też ma te powolne dni (Zbyt często, jeśli O mnie chodzi), a kiedy to się dzieje, twój dzień może się wykoleić. Są jednak rzeczy, które możesz zrobić, aby zminimalizować te problemy z wydajnością, a pokażę Ci, jak to zrobić!

Phantom Data

pierwszą rzeczą, którą musisz zrobić, aby zoptymalizować wydajność arkusza, jest sprawdzenie, czy masz dane w komórkach, które Twoim zdaniem są puste. Chodzi o to, że czasami, gdy jesteś zajęty szlifowaniem tej super ważnej analizy, przypadkowo formatujesz komórki, których nie zamierzałeś (na przykład podświetlając cały wiersz) lub Excel odczytuje dane w komórkach, które kiedyś zawierały dane. Nazywam to „phantom data” …

te dane phantom mają możliwość zwiększenia rozmiaru pliku do większego niż powinien być. Musisz pozbyć się tych danych przez:

  • Znajdź ostatni wiersz danych
  • zaznacz wiersz poniżej ostatniego wiersza danych
  • naciśnij CTRL + SHIFT + W Dół
  • naciśnij CTRL + – (minus)
  • Znajdź ostatnią kolumnę danych
  • zaznacz kolumnę za ostatnią kolumną danych
  • naciśnij Ctrl + Shift + rightarrow
  • naciśnij Ctrl + – (minus)

przestań łączyć swoje formuły

wszyscy wiemy, co się dzieje,gdy stoisz przed sobą i przechylasz pierwsze. Reakcja łańcuchowa zachodzi, gdy jeden po drugim przewraca się inne Domino.

więcej Domino oznacza, że ukończenie łańcucha daisy zajmuje więcej czasu.

kiedy łączysz ze sobą formuły programu Excel, może to mieć ten sam powolny wpływ na postęp w arkuszu kalkulacyjnym programu Excel. Daisy chaining formulas jest, gdy wynik jednego wpływa na obliczenie w innej komórce, co wpływa na obliczenie innego, i innego, i tak dalej. Im więcej danych pracujesz, tym większy wpływ na Twój arkusz kalkulacyjny i tym wolniejszy.

przy następnym konfigurowaniu arkusza kalkulacyjnego pamiętaj o tym. Jeśli uważasz, że konieczne jest łańcuchowe łączenie formuł, rozważ użycie tabeli przestawnej do obliczenia potrzebnych wartości i użyj funkcji GETPIVOT, aby uzyskać dostęp do tych wartości.

Unikaj używania funkcji lotnych

słowo „funkcje lotne” wyczarowuje mentalne obrazy ikon klepsydry obracających się w zapomnienie.

Excel ma dwa typy funkcji, a większość z nich należy do kategorii nieulotnej. Funkcje te są przeliczane tylko wtedy, gdy komórka, która wpływa lub ma wpływ na tę funkcję, zmienia się. Wydajność aż do rdzenia…

jednak, gdy używasz funkcji lotnej, takiej jak TODAY(), Excel przeliczy i zaktualizuje wynik tej funkcji, bez względu na to, które komórki zmodyfikujesz w arkuszu. Jak można sobie wyobrazić, może to potencjalnie spowodować ogromne problemy dla ciebie. Co gorsza, wiele działań uruchamia program Excel, aby zaktualizować obliczenia tych funkcji:

  • usuwanie / wstawianie wierszy lub kolumn.
  • filtrowanie/niefiltrowanie.
  • Dodawanie, Edycja lub usuwanie zdefiniowanej nazwy.
  • zmiana nazwy arkusza roboczego.
  • zmiana pozycji arkusza w stosunku do innych arkuszy.
  • Ukrywanie lub odczepianie wierszy

prawie nic nie można zrobić, aby tego uniknąć (z wyjątkiem wyłączania automatycznych obliczeń).

jakie są więc przykłady zmiennych funkcji Excela? Oto lista:

  • RAND()
  • NOW ()
  • TODAY ()
  • OFFSET ()
  • CELL ()
  • INDIRECT()
  • INFO ()
  • ()

jeśli pracujesz ze stosunkowo małym zestawem danych, nie jest to tak duży problem. Jeśli pracujesz z historycznie wolnym arkuszem i używasz jednej z funkcji z powyższej listy, rozważ użycie alternatywnych funkcji, aby wykonać zadanie.

na przykład: zamiast używać TODAY(), rozważ użycie skrótu Excel do wprowadzenia statycznej daty i godziny:

Ctrl + ;

rozważ uaktualnienie Excela do 64-bitowego

Excel obecnie (wersje po 2010 roku) występuje w dwóch różnych wersjach; 32-bitowej i 64-bitowej. Jedną z głównych różnic między nimi jest to, że wersja 64-bitowa jest dwa razy bardziej zdolna do przetwarzania danych niż wersja 32-bitowa. Zazwyczaj oznacza to, że arkusze kalkulacyjne będą się ładować i działać szybciej, zwłaszcza jeśli jesteś przyzwyczajony do pracy z dużymi plikami danych. Z mojego doświadczenia wynika, że 32-bitowa wersja programu Excel zwykle zaczyna mieć problemy z wydajnością, gdy Rozmiar pliku przekracza około 20 MB. Modernizacja może zapewnić ogromny wzrost wydajności.

jest jednak jeden haczyk …

chciałbym zwrócić uwagę, że przed dokonaniem jakichkolwiek modyfikacji w systemie powinieneś najpierw dowiedzieć się, czy jest to właściwy ruch dla ciebie. Musisz wziąć pod uwagę konfiguracje sprzętu, system operacyjny i czy komputer jest w stanie uruchomić aplikację 64-bitową (niektóre nie są). To wszystko wydaje się bardziej skomplikowane niż jest, ale chcę się upewnić, że rozumiesz, że jeśli Twój system nie poradzi sobie z aktualizacją, możesz spowodować więcej szkód, niż myślałeś.

skąd wiesz, którą wersję programu Excel używasz?

  1. Otwórz Excel
  2. Wybierz plik w lewym górnym rogu, a następnie wybierz konto lub pomoc z listy po lewej stronie.
  3. kliknij informacje o programie Excel
  4. tutaj powinieneś zobaczyć, z której wersji programu Excel korzystasz.

Jeśli korzystasz z wersji 32-bitowej i jesteś zainteresowany aktualizacją, upewnij się, że przeprowadziłeś badania. Chciałbym zacząć od sprawdzenia tego artykułu, który w pełni omawia zalety i wady aktualizacji.

staraj się unikać formuł tablicowych

formuły tablicowe mogą być niezwykle wydajne, ale nadmierne ich używanie ma swoje wady. Excel ma trudności z obliczaniem dużych formuł tablicowych lub zbyt wielu formuł tablicowych naraz.

w skrócie, formuły tablicowe mogą oceniać i stosować formułę do każdej pojedynczej komórki w zakresie i generować wiele wyników. Ponieważ formuła tablicy musi czasami obliczać formułę na każdej komórce indywidualnie, zbyt częste korzystanie z tych potężnych funkcji może spowolnić Twój arkusz.

rozważ użycie kilku kolumn pomocniczych lub oddzielnego arkusza, aby odtworzyć kroki podjęte za pomocą formuły tablicy, używając standardowych formuł programu Excel, aby uzyskać ten sam wynik. To, czy to zadziała, zależy od Twojego wyjątkowego przypadku, więc musisz naprawdę wykorzystać swoją kreatywność i umiejętności rozwiązywania problemów.

użyj tabel Excel

masz duże listy danych w skoroszytach? Konwertuj je do tabel Excel i obserwuj, jak arkusz znacznie łatwiej wykonuje obliczenia. Konwersja danych do tabeli sprawia, że odwoływanie się do tych danych w formule jest znacznie łatwiejsze dla Ciebie i programu Excel (i znacznie bardziej intuicyjne).

najlepszą metodą zapewnienia pełnej optymalizacji arkusza jest prawidłowe skonfigurowanie go od samego początku. Dokładne planowanie sposobu podawania danych do arkusza i sposobu generowania wyników ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia pełnej optymalizacji arkusza pod kątem wydajności.

więc następnym razem siedzisz i gapisz się na ten ekran…

i masz ochotę położyć klapsa na komputerze, po prostu pamiętaj o tych taktykach i powinieneś mieć lepiej działający arkusz kalkulacyjny.

Share

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.