como fazer a sua planilha relâmpago rápido

às vezes, temos esses dias

chegamos ao escritório de manhã, café na mão, mas estamos lentos. Sentimos que o mundo está a mover-se 10 vezes mais devagar!

Excel tem esses dias lentos também (muitas vezes se você me perguntar), e quando isso acontece seu dia pode ser descarrilado. No entanto, há coisas que você pode fazer para ajudar a minimizar esses problemas de desempenho, e eu vou mostrar-lhe como!

dados Phantom

a primeira coisa que você precisa fazer para otimizar o desempenho da sua folha é verificar se você tem dados dentro das células que você acha que estão em branco. Aqui está a coisa, às vezes, enquanto você está ocupado moendo para longe nessa análise super importante que inadvertidamente Formatar células que você não pretende (destacando toda a linha, por exemplo) ou Excel lê dados em células que costumavam conter dados. Eu chamo isso de ‘dados phantom’ …

estes dados phantom tem a capacidade de crescer o tamanho de seu arquivo para maior do que deveria ser. Você deve se livrar destes dados por:

  • Encontrar a última linha de dados
  • Realçar a linha abaixo da última linha de dados
  • Prima CTRL + SHIFT + DownArrow
  • Prima CTRL + – (sinal de menos)
  • Encontrar a última coluna de dados
  • marque a coluna após a última coluna de dados
  • Prima CTRL + SHIFT + RightArrow
  • Prima CTRL + – (sinal de subtracção)

Parar de Encadeamento Suas Fórmulas

todos sabemos o que acontece quando você ficar pedras de dominó em frente uma da outra ponta e o primeiro mais. Uma reação em cadeia ocorre onde, um após o outro, os outros dominós caem.

mais dominós significam que demora mais tempo a completar a corrente de margaridas.

quando a cadeia de daisy Excel Formula juntos, ela pode ter o mesmo efeito de progressão lenta em uma planilha do Excel. Daisy chaining formulas é onde o resultado de um afeta o cálculo em outra célula, que afeta o cálculo de outro, e outro, e assim por diante. Quanto mais dados você está trabalhando, maior é o impacto em sua planilha e mais lento se torna.Da próxima vez que estiver a preparar a sua folha de cálculo, tenha isto em mente. Se você sentir que é necessário acorrentar daisy suas fórmulas, considere usar uma tabela pivot Para calcular os valores que você precisa e use a função GETPIVOT para acessar esses valores.

evite o uso de funções voláteis

a palavra “funções voláteis” evoca imagens mentais de ícones da ampulheta girando para o esquecimento.

o Excel tem dois tipos de funções, e a maioria é abrangida pela categoria não volátil. Estas funções só são recalculadas quando uma célula que afeta, ou é afetada por, essa função muda. Eficiência até o núcleo …

no entanto, quando você usa uma função volátil, como hoje (), o Excel irá recalcular e atualizar o resultado desta função, não importa quais células você modifica em sua folha. Como pode imaginar, isto pode potencialmente causar-lhe grandes problemas. O que é pior, muitas ações acionam o Excel para atualizar o cálculo dessas funções:

  • apagar / inserir linhas ou colunas.
  • filtragem / filtragem.
  • adicionar, editar ou apagar um nome definido.
  • mudar o nome de uma folha de trabalho.
  • alterar a posição de uma folha de trabalho em relação a outras folhas de trabalho.
  • esconder ou ignorar linhas

não há quase nada que possa fazer para evitar isto (excepto desligar cálculos automáticos).

então, quais são os exemplos das funções voláteis do Excel? Aqui está uma lista:

  • RAND()
  • AGORA()
  • HOJE()
  • OFFSET()
  • CELL()
  • INDIRETO()
  • INFO()
  • RANDBETWEEN()

Se você estiver trabalhando com um número relativamente pequeno conjunto de dados, em seguida, este não é tão grande de um problema. Se você está trabalhando com uma folha historicamente lenta e você está usando uma das funções na lista acima, considere usar funções alternativas para fazer o trabalho.

por exemplo: em vez de usar hoje(), considere usar o atalho Excel para introduzir uma data e hora estática:

Ctrl + ;

considere atualizar o Excel para 64-Bit

Excel atualmente (versões pós 2010) vem em duas versões diferentes; 32-Bit e 64-Bit. Uma das principais diferenças entre as duas é que a versão de 64 bits é duas vezes mais capaz de processar dados do que a versão de 32 bits. Tipicamente isso significa que suas planilhas irão carregar e executar mais rápido, especialmente se você está acostumado a trabalhar com grandes arquivos de dados. Pela minha experiência, a versão de 32 bits do Excel geralmente começa a experimentar problemas de desempenho, uma vez que os tamanhos de arquivos excedem cerca de 20MB. A modernização pode proporcionar um enorme impulso no desempenho.

há uma pegada embora …

eu gostaria de salientar que antes de você fazer quaisquer modificações no seu sistema você deve primeiro descobrir se fazê-lo é o movimento certo para você. Você deve considerar quais são suas configurações de hardware, seu sistema operacional, e se sua máquina é mesmo capaz de executar uma aplicação de software de 64 bits (alguns não são). Tudo isso parece mais complicado do que é, mas eu quero ter certeza que você entende que se o seu sistema não pode lidar com a atualização você pode acabar fazendo mais danos do que você pensava.

como você sabe que versão do Excel você está executando?

  1. Open Excel
  2. escolha o ficheiro no canto superior esquerdo, e seleccione então a conta ou ajuda da lista à esquerda.
  3. clique sobre Excel
  4. aqui, você deve ser capaz de ver qual a versão do Excel que você está executando.

se estiver a correr a versão de 32 bits e estiver interessado em Actualizar, certifique-se que faz a sua pesquisa. Gostaria de começar por verificar este artigo, que discute plenamente as vantagens e desvantagens da actualização.

tente evitar fórmulas de array

fórmulas de Array podem ser extremamente poderosas, mas usá-las excessivamente tem seus inconvenientes. O Excel tem um tempo difícil de calcular fórmulas de grandes array, ou muitas fórmulas de array ao mesmo tempo.

In a nutshell, array formulas can evaluate and apply a formula to each individual cell in a range and produce multiple results. Uma vez que uma fórmula de array às vezes deve calcular a fórmula em cada célula individualmente, usando essas funções poderosas muitas vezes pode abrandar a sua folha.

considere a utilização de algumas colunas auxiliares ou uma folha separada para replicar os passos dados com a fórmula do array usando fórmulas padrão do Excel para obter o mesmo resultado. Se isso funciona dependerá de seu caso único, então você vai precisar realmente alavancar sua criatividade e habilidades de resolução de problemas.

Use tabelas Excel

tem grandes listas de dados em seus livros de trabalho? Converta – os para tabelas Excel e veja sua folha realizar cálculos muito mais facilmente. Converter seus dados para uma tabela faz referência que os dados em uma fórmula muito mais fácil para você e Excel (e muito mais intuitivo).

o melhor método para garantir que sua folha é otimizada totalmente é configurá-la corretamente desde o início. Planejar cuidadosamente como seus dados vão ser introduzidos na folha e como ele vai gerar um resultado é fundamental para se certificar de que sua folha está totalmente otimizada para o desempenho.Então, da próxima vez que estiveres sentado a olhar para esta tela…

e apetece-te bater no teu computador, lembra-te destas tácticas e devias ter uma planilha com melhor desempenho.

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