cum să faci foaia de calcul fulger rapid

uneori, avem acele zile

ajungem la birou dimineața, cafeaua în mână, dar suntem lenți. Simțim că lumea se mișcă de 10 ori mai încet!

Excel are și acele zile lente (prea des dacă mă întrebați), iar când se întâmplă ziua dvs. poate fi deraiată. Cu toate acestea, există lucruri pe care le puteți face pentru a ajuta la minimizarea acestor probleme de performanță și vă voi arăta cum!

date fantomă

primul lucru pe care trebuie să-l faceți pentru a optimiza performanța foii dvs. este să verificați dacă aveți date în celule care credeți că sunt goale. Iată chestia, uneori, în timp ce sunteți ocupat să ștergeți la acea analiză super importantă, formatați din greșeală celulele pe care nu intenționați să le (evidențiind întregul rând, de exemplu) sau Excel citește date în celulele care conțineau date. Eu numesc acest „Date fantomă” …

aceste date fantomă are capacitatea de a crește dimensiunea fișierului la mai mare decât ar trebui să fie. Trebuie să scapi de aceste date prin:

  • găsiți ultimul rând de date
  • evidențiați rândul de sub ultimul rând de date
  • apăsați CTRL + SHIFT + DownArrow
  • apăsați CTRL + – (minus)
  • găsiți ultima coloană de date
  • evidențiați coloana după ultima coloană de date
  • evidențiați coloana după ultima coloană de date
  • apăsați Ctrl + Shift + rightarrow
  • apăsați Ctrl + – (minus)

Stop Daisy înlănțuirea formulele

știm cu toții ce se întâmplă atunci când stai dale de domino în fața unul pe altul și vârful primul peste. O reacție în lanț daisy are loc în cazul în care, unul după altul, celelalte piese de domino cad peste.

mai multe piese de domino înseamnă că durează mai mult pentru ca lanțul de margarete să se finalizeze.

când daisy lanț Excel formule împreună poate avea aceeași progresie lent afecta pe o foaie de calcul Excel. Daisy înlănțuirea formule este în cazul în care rezultatul unuia afectează calculul într-o altă celulă, care afectează calculul alteia, și altul, și așa mai departe. Cu cât lucrați mai multe date, cu atât impactul este mai mare asupra foii de calcul și cu atât devine mai lent.

data viitoare când configurați foaia de calcul, rețineți acest lucru. Dacă simțiți că este necesar să vă înlănțuiți formulele, luați în considerare utilizarea unui tabel pivot pentru a calcula valorile de care aveți nevoie și utilizați funcția GETPIVOT pentru a accesa aceste valori.

evitați utilizarea funcțiilor volatile

cuvântul „funcții volatile” evocă imagini mentale ale icoanelor de clepsidră care se rotesc în uitare.

Excel are două tipuri de funcții, iar majoritatea se încadrează în categoria non-volatilă. Aceste funcții se recalculează numai atunci când o celulă care afectează sau este afectată de acea funcție se schimbă. Eficiență până la bază…

cu toate acestea, atunci când utilizați o funcție volatilă, cum ar fi TODAY(), Excel va recalcula și actualiza rezultatul acestei funcții, indiferent de celulele pe care le modificați în foaia dvs. După cum vă puteți imagina, acest lucru ar putea provoca probleme uriașe pentru dvs. Ce este mai rău, multe acțiuni declanșează Excel pentru a actualiza calculul acestor funcții:

  • ștergerea / inserarea rânduri sau coloane.
  • filtrare/nefiltrare.
  • Adăugarea, editarea sau ștergerea unui nume definit.
  • redenumirea unei foi de lucru.
  • schimbarea poziției unei foi de lucru în raport cu alte foi de lucru.
  • Ascunderea sau ascunderea rândurilor

nu puteți face aproape nimic pentru a evita acest lucru (cu excepția dezactivării calculelor automate).

Deci, care sunt exemple de funcții Excel volatile? Iată o listă:

  • RAND()
  • acum()
  • astăzi()
  • OFFSET ()
  • celulă ()
  • INDIRECT ()
  • INFO ()
  • RANDBETWEEN()

dacă lucrați cu un set relativ mic de date, atunci acest lucru nu este la fel de mare de o problemă. Dacă lucrați cu o foaie lentă din punct de vedere istoric și utilizați una dintre funcțiile din lista de mai sus, luați în considerare utilizarea funcțiilor alternative pentru a face treaba.

de exemplu: în loc să utilizați TODAY (), luați în considerare utilizarea comenzii rapide Excel pentru introducerea unei date și a unei ore statice:

Ctrl + ;

luați în considerare actualizarea Excel la 64 de biți

Excel în prezent (versiunile post 2010) vine în două versiuni diferite; pe 32 de biți și pe 64 de biți. Una dintre diferențele majore dintre cele două este că versiunea pe 64 de biți este de două ori mai capabilă să proceseze date decât versiunea pe 32 de biți. De obicei, acest lucru înseamnă că foile de calcul se vor încărca și rula mai repede, mai ales dacă sunteți obișnuit să lucrați cu fișiere de date mari. Din experiența mea, versiunea pe 32 de biți a Excel începe de obicei să întâmpine probleme de performanță odată ce dimensiunile fișierelor depășesc aproximativ 20 MB. Actualizarea poate oferi un impuls imens în performanță.

există o captură, deși …

aș dori să subliniez că înainte de a face orice modificări la sistemul dvs. ar trebui să dau seama mai întâi dacă face acest lucru este dreptul de mutare pentru tine. Trebuie să luați în considerare configurațiile hardware, sistemul de operare și dacă mașina dvs. este chiar capabilă să ruleze o aplicație software pe 64 de biți (unele nu sunt). Totul pare mai complicat decât este, dar vreau să vă asigurați că înțelegeți că, dacă sistemul dvs. nu poate face față actualizării, ați putea ajunge să faceți mai multe daune decât ați crezut.

de unde știi ce versiune de Excel rulezi?

  1. deschideți Excel
  2. alegeți Fișier în colțul din stânga sus, apoi selectați Cont sau ajutor din lista din stânga.
  3. Faceți clic pe Despre Excel
  4. aici, ar trebui să puteți vedea ce versiune de Excel executați.

dacă rulați versiunea pe 32 de biți și sunteți interesat să faceți upgrade, asigurați-vă că faceți cercetarea. Aș începe prin a verifica acest articol, care discută pe deplin avantajele și dezavantajele modernizării.

încercați să evitați formulele matrice

formulele matrice pot fi extrem de puternice, dar utilizarea lor excesivă are dezavantajele sale. Excel are un timp greu de calcul formule matrice mari, sau prea multe formule matrice dintr-o dată.

pe scurt, formulele matrice pot evalua și aplica o formulă fiecărei celule individuale dintr-un interval și pot produce rezultate multiple. Deoarece o formulă matrice trebuie să calculeze uneori formula pe fiecare celulă individual, utilizarea acestor funcții puternice prea des vă poate încetini foaia.

luați în considerare utilizarea câtorva coloane helper sau a unei foi separate pentru a reproduce pașii făcuți cu formula array utilizând formule Excel standard pentru a obține același rezultat. Dacă acest lucru funcționează va depinde de cazul dvs. unic, deci va trebui să vă folosiți cu adevărat creativitatea și abilitățile de rezolvare a problemelor.

utilizați tabele Excel

aveți liste mari de date în registrele de lucru? Convertiți-le în tabele Excel și urmăriți foaia dvs. efectuând calcule mult mai ușor. Conversia datelor dvs. într-un tabel face ca Referirea datelor într-o formulă să fie mult mai ușoară pentru dvs. și Excel (și mult mai intuitivă).

cea mai bună metodă pentru a vă asigura că foaia dvs. este optimizată complet este să o configurați corect de la început. Planificarea cu atenție a modului în care datele dvs. vor fi introduse în foaie și modul în care va genera un rezultat este esențială pentru a vă asigura că foaia dvs. este complet optimizată pentru performanță.

Deci, data viitoare când stai acolo holbezi la acest ecran…

și vă simțiți ca de stabilire a unui jart-jos pe computer, amintiți – vă doar aceste tactici și ar trebui să aveți o foaie de calcul mai bună performanță.

Share

Lasă un răspuns

Adresa ta de email nu va fi publicată.