hur man gör ditt kalkylblad blixtsnabbt

ibland har vi de dagarna

vi kommer till kontoret på morgonen, kaffe i handen, men vi är tröga. Vi känner att världen rör sig 10 gånger långsammare!

Excel har de tröga dagarna också (för ofta om du frågar mig), och när det händer kan din dag bli spårad. Det finns dock saker du kan göra för att minimera dessa prestandaproblem, och jag ska visa dig hur!

Fantomdata

det första du behöver göra för att optimera arkets prestanda är att kontrollera om du har data i celler som du tycker är tomma. Här är saken, ibland när du är upptagen med att slipa bort den super viktiga analysen, formaterar du oavsiktligt celler som du inte hade för avsikt att (markera hela raden, till exempel) eller Excel läser data i celler som brukade innehålla data. Jag kallar detta”fantomdata” …

denna fantomdata har förmågan att växa storleken på din fil till större än den borde vara. Du måste bli av med dessa uppgifter genom att:

  • hitta den sista raden med data
  • markera raden under den sista raden med data
  • tryck CTRL + SHIFT + DownArrow
  • tryck CTRL + – (minus)
  • hitta den sista kolumnen med data
  • markera kolumnen efter den sista kolumnen med data
  • tryck Ctrl + Skift + rightarrow
  • tryck Ctrl + – (minus)

sluta Daisy Chaining dina formler

vi vet alla vad som händer när du står domino kakel framför varandra och tippa den första över. En daisy-kedjereaktion inträffar där, en efter en, de andra dominoerna faller över.

fler Domino betyder att det tar längre tid för daisy chain att slutföra.

när du kedjekopplar Excel-formler tillsammans kan det ha samma långsamma progressionspåverkan på ett Excel-kalkylblad. Daisy chaining formler är där resultatet av en påverkar beräkningen i en annan cell, vilket påverkar beräkningen av en annan och en annan, och så vidare. Ju mer data du arbetar med, desto större blir effekten på kalkylbladet och desto LÅNGSAMMARE blir det.

nästa gång du ställer in ditt kalkylblad, kom ihåg detta. Om du känner att det är nödvändigt att kedja dina formler, överväg att använda en pivottabell för att beräkna de värden du behöver och använd GETPIVOT-funktionen för att komma åt dessa värden.

Undvik att använda flyktiga funktioner

ordet ”flyktiga funktioner” framkallar mentala bilder av timglasikoner som snurrar i glömska.

Excel har två typer av funktioner, och de flesta faller under kategorin icke-flyktiga. Dessa funktioner räknas bara om när en cell som påverkar eller påverkas av den funktionen ändras. Effektivitet ner till kärnan …

men när du använder en flyktig funktion, som idag(), kommer Excel att räkna om och uppdatera resultatet av den här funktionen oavsett vilka celler du ändrar i ditt ark. Som du kan föreställa dig kan detta potentiellt orsaka stora problem för dig. Vad som är värre, många åtgärder utlöser Excel för att uppdatera beräkningen av dessa funktioner:

  • radera / Infoga rader eller kolumner.
  • filtrering/ofiltrering.
  • lägga till, redigera eller ta bort ett definierat namn.
  • byta namn på ett kalkylblad.
  • ändra positionen för ett kalkylblad i förhållande till andra kalkylblad.
  • dölja eller ta bort rader

det finns nästan ingenting du kan göra för att undvika detta (förutom att stänga av automatiska beräkningar).

så, vad är exempel på de flyktiga Excel-funktionerna? Här är en lista:

  • RAND()
  • nu ()
  • idag ()
  • OFFSET ()
  • CELL ()
  • indirekt ()
  • INFO ()
  • RANDBETWEEN()

om du arbetar med en relativt liten uppsättning data är det inte så stort problem. Om du arbetar med ett historiskt långsamt ark och använder en av funktionerna i listan ovan, överväg att använda alternativa funktioner för att få jobbet gjort.

till exempel: istället för att använda idag(), överväg att använda Excel-genvägen för att ange ett statiskt datum och tid:

Ctrl + ;

överväg att uppgradera Excel till 64-bitars

Excel för närvarande (post 2010-versioner) finns i två olika versioner; 32-bitars och 64-bitars. En av de stora skillnaderna mellan de två är att 64-bitarsversionen är dubbelt så kapabel att bearbeta data som 32-bitarsversionen. Vanligtvis betyder det att dina kalkylblad laddas och körs snabbare, särskilt om du är van vid att arbeta med stora datafiler. Från min erfarenhet börjar 32-bitarsversionen av Excel vanligtvis uppleva prestandaproblem när filstorlekarna överstiger cirka 20 MB. Uppgradering kan ge en enorm ökning av prestanda.

det finns en fångst men …

jag skulle vilja påpeka att innan du gör några ändringar i ditt system bör du först ta reda på om det är rätt drag för dig. Du måste överväga vad dina hårdvarukonfigurationer är, ditt operativsystem och om din maskin till och med kan köra ett 64-bitars program (vissa är inte). Allt detta verkar mer komplicerat än det är, men jag vill se till att du förstår att om ditt system inte kan hantera uppgraderingen kan du sluta göra mer skada än du trodde.

Hur vet du vilken version av Excel du kör?

  1. öppna Excel
  2. välj Arkiv i det övre vänstra hörnet och välj sedan antingen konto eller hjälp från listan till vänster.
  3. klicka på om Excel
  4. här ska du kunna se vilken version av Excel du kör.

om du kör 32-bitarsversionen och du är intresserad av att uppgradera, se till att du gör din forskning. Jag skulle börja med att kolla in den här artikeln, som helt diskuterar fördelar och nackdelar med att uppgradera.

försök att undvika matrisformler

matrisformler kan vara extremt kraftfulla, men att använda dem för mycket har sina nackdelar. Excel har svårt att beräkna stora matrisformler, eller för många matrisformler samtidigt.

i ett nötskal kan matrisformler utvärdera och tillämpa en formel på varje enskild cell i ett intervall och producera flera resultat. Eftersom en matrisformel ibland måste beräkna formeln på varje cell individuellt, kan du använda dessa kraftfulla funktioner för ofta sakta ner ditt ark.

överväg att använda några hjälpkolumner eller ett separat ark för att replikera stegen som tagits med matrisformeln genom att använda vanliga Excel-formler för att få samma resultat. Huruvida detta fungerar beror på ditt unika fall, så du måste verkligen utnyttja din kreativitet och problemlösningsförmåga.

använd Excel-tabeller

har du stora listor med data i dina arbetsböcker? Konvertera dem till Excel-tabeller och se ditt ark utföra beräkningar mycket lättare. Att konvertera dina data till en tabell gör det mycket lättare för dig och Excel att referera till data i en formel (och mycket mer intuitivt).

den bästa metoden för att säkerställa att ditt ark är optimerat helt är att ställa in det ordentligt från början. Att noggrant planera hur dina data ska matas in i arket och hur det kommer att generera ett resultat är avgörande för att se till att ditt ark är fullt optimerat för prestanda.

så nästa gång du sitter där och stirrar på den här skärmen…

och du känner för att lägga en smack-down på din dator, kom bara ihåg dessa taktik och du borde ha ett bättre kalkylblad.

Share

Lämna ett svar

Din e-postadress kommer inte publiceras.